Reglas de validación de Access

Aunque Access es un término que se entiende como algo informático, su traducción significa acceso y se refiere al programa desarrollado por Microsoft como Microsoft Access, una aplicación que pertenece al paquete de datos Microsoft Office, que a su vez permite gestionar y almacenar una base de datos.

Hoy en día, Access es una herramienta vital para muchos usuarios, ya que permite darle forma a una base de datos, tiene diversas formas para realizar las listas, puedes incluir plantillas para no tener que escribir algo desde cero, con esto ahorrarías tiempo, también puedes incluir personalización en las listas de datos, sin necesidad de tener un desarrollador.

Access ha tenido diversas evoluciones desde 1992 que se lanzó al mercado su primera versión, desde entonces ha tenido alrededor de 10 actualizaciones hasta el año 2016, todas con el mismo propósito, realizar el seguimiento sobre los pedidos de los clientes, o hacer el mantenimiento de una lista musical, cualquier cosa que tenga que ver con recopilar datos de otras aplicaciones, entre ellas Excel y SharePoint.

Validar datos de Access

La validación de datos de Access consiste primero en configurar como deseas las columnas con los datos que vas a llenar, ejemplo: letras, números, signos, etc. Cuando configures como deseas colocar la base de datos, si y solo sí en una columna colocas que solo debe llevar números, no podrás colocar letras o cualquier otra cosa.

La herramienta te lo dice, si te equivocas desarrollando el elemento de una columna, es decir, colocas datos no validos, Access, te arrojara un mensaje especificándote que lo que has colocado es incorrecto y debes corregirlo, el campo de llenado, solo admitirá ordenes que ya le hayas incluido en las especificaciones.

Cabe destacar que en cada nuevo proyecto, puedes colocar las reglas que mejor te vayan, y no solo validar datos, sino que también cosas como registros, que puede ser, utilizar una regla de validación de registro, que son aquellos valores que comparan distintos campos con una sola regla, en este caso podrías comparar fechas de los pedidos de clientes, colocar fecha de inicio y cierre.

Datos y validación de Access

Para validar los datos es necesario configurar las reglas de Access, al iniciar ubica la pestaña de diseño y busca el grupo de vistas, una vez en la vista de diseño, resalta el campo que permite una regla de validación, por último encontrándote en la sección de propiedades del campo que está en el panel inferior de la ventana, a la mitad de de la ventana configura la regla de validación, debes utilizar el generador de expresiones.

El generador de expresiones incluye símbolos comunes que te ayudaran a configurar cualquier regla de validación de datos, recuerda que dichas reglas funcionan mejor con campos numéricos, en cambio las reglas para texto necesitan que escribas cada uno de los valores aceptables, puede ser entre comillas, o separados por la letra O.